Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo như mong muốn

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn tới sự thành công cho những sự kiện. Việc lên kế hoạch sẽ giúp công tác thi công mau chóng, hiệu quả song giúp hạn chế những rủi ro trong quá trình thực hiện.

Nói đến tổ chức sự kiện mọi người thường nghĩ đến đấy là một nghề của những ý tưởng và sự sáng tạo. Không những thế, việc lập kế hoạch và xây dựng thực hành ý tưởng là hai quá trình đồng thời không thể không có trong tổ chức những chương trình. Mang kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện, Biz Event xin san sẻ đến quý khách cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, chu đáo.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo, hiệu quả.

Xác định loại hình sự kiện tổ chức.

Cần xác định được sự kiện được tổ chức thuộc ngành nghề nào: khai trương khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, chương trình thiếu nhi, chương trình ca múa nhạc,... Mỗi loại hình sẽ có những đặc thù, yêu cầu riêng, từ đấy sẽ có hướng lập kế hoạch và lên ý tưởng cho thích hợp.

Xem thêm: Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm 

Xác định mục tiêu, chủ đề cho sự kiện.

Là bước quan trọng trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tìm hiểu kỹ càng các yêu cầu của khách hàng, đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ của các công ty doanh nghiệp cung cấp. Trả lời cho câu hỏi : Tổ chức sự kiện này để làm gì? Tổ chức sự kiện này cho ai? Sự kiện này nói về cái gì?

Mục tiêu là đạt được những điều gì sau khi kết thúc chương trình. Có thể là số lượng khách tham gia, lượng khách hàng biết đến sản phẩm dịch vụ, sự hài lòng tín nhiệm của người tham gia hay số lượng sản phẩm bán trong và sau sự kiện,…

Đối tượng sự kiện là ai?

Đây là tiền đề để lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đối tượng sự kiện bao gồm nhân sự sự kiện như PG, MC, ca sĩ, nhóm múa,... và đối tượng tham gia. Người tham dự là những ai, lên danh sách từ đó đưa ra những ý tưởng, lập kế hoạch cho phù hợp cũng như đạt hiệu quả cao nhất.

Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu, sức chứa bao nhiêu, có những dịch vụ gì,... từ đó đưa ra việc trang trí không gian và sắp xếp chỗ ngồi.

Thời gian tổ chức chương trình là sáng, chiều hay tối. Nếu tổ chức ban ngày có thể lựa chọn các hoạt động ngắm cảnh, chơi các trò chơi giao lưu tập thể, nếu tổ chức vào tối thì các chương trình về văn hóa nghệ thuật là thích hợp nhất.

Xem thêm: Các khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Ngân sách bỏ cho sự kiện là bao nhiêu.

Xác định ngân sách bỏ ra là bao nhiêu để từ đây có những kế hoạch tổ chức sự kiện cho hợp lý, phân bổ các hạng mục cho hợp lý. Ngoài ra cũng cần dự phòng những trường hợp phát sinh, tránh thâm hụt nhiều so với ngân sách dự kiến.

Xây dựng chương trình tổ chức sự kiện.

Dựa trên phân tích, tổ hợp các yếu tố trên, công ty tổ chức sự kiện sẽ xây dựng chương trình sao cho truyền tải được hết nội dung cũng như hướng đối tượng theo đúng mục tiêu đã đề ra. Nội dung của chương trình bao gồm nhiều các hạng mục lớn nhỏ, các chương trình cùng loại thì sẽ có những mục giống nhau theo thứ tự như tổ chức khai trương, khánh thành thì sẽ có những công việc cơ bản như: lắp đặt âm thanh ánh sáng, các dụng cụ để cắt băng khai trương, thảm đỏ, múa lân sư rồng,...

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo sẽ giúp công việc thực hiện trở nên đơn giản hơn, đồng thời là yếu tố then chốt đem lại quyết định thành công cho chương trình sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện BIZ EVENT có kinh nghiệm dày dặn, nguồn nhân lực trẻ trung nhiệt tình, cung cấp đầy đủ thiết bị sân khấu đảm bảo đem lại những dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn hảo, làm hài lòng quý khách nhất.

------------------------------------------------

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN BIZ 

Địa chỉ: Số 49 – Ngõ 2 – Xuân Đỉnh – Bắc Từ Liêm – Hà Nội

SĐT: 0432 123 888 – 0975 383 262

Email: info@bizevent.vn